En el caso de la solvencia patrimonial suelen intervenir cuatro tipos de sujetos: 1) el deudor; 2) el acreedor que notifica la deuda; 3) el fichero común que sirve información sobre solvencia patrimonial; y 4) las entidades que consultan esta información. Por ello se ha diseñado un sistema que permita acceder siempre a su información con independencia de con quién mantenga su relación.

• Si se dirige a una entidad que consultó la información ésta le indicará todos los datos relativos al mismo a los que ella pueda acceder y los la identidad y dirección del titular del fichero consultado para que pueda dirigirse ante él.

• Si se dirige al titular del fichero común, esto es a quién informa sobre su solvencia, éste deberá comunicarle los datos que figuran en el fichero y las evaluaciones y apreciaciones que sobre el afectado se hayan comunicado en los últimos seis meses junto con el nombre y dirección de los destinatarios de las mismas.

Si en este caso se trata de rectificar o cancelar un dato, el titular del fichero común debe trasladar dicha solicitud a la entidad que haya facilitado los datos, para que ésta la resuelva. En el caso de que el responsable del fichero común no haya recibido contestación por parte de la entidad en el plazo de siete días, procederá a la rectificación o cancelación cautelar de los mismos.

Si la rectificación o cancelación se solicita a una entidad que ha consultado el fichero ella no podrá tramitarla pero deberá informar en el plazo de diez días facilitándole la identidad de quien gestiona el fichero común, para que pueda ejercer sus derechos ante él.

• Si se presenta una solicitud de rectificación o cancelación a quien haya facilitado los datos al fichero común procederá a la rectificación o cancelación de los mismos en sus ficheros y a notificarlo al titular del fichero común en el plazo de diez días, dando asimismo respuesta al interesado siguiendo el procedimiento general antes examinado. Si no estima la reclamación deberá contestarle en todo caso. De no contestarle o denegar su solicitud puede solicitar gratuitamente la tutela de su derecho por la AEPD.

Es fundamental garantizar la calidad, certeza y actualización de los datos sobre solvencia.

Por ello:

• Los datos deberán ser cancelados cuando se hubieran cumplido seis años contados a partir del vencimiento de la obligación incumplida o del plazo concreto si aquélla fuera de vencimiento periódico. (por ejemplo las cuotas sucesivas de una hipoteca).
• Sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos que respondan con veracidad a la situación de la deuda en cada momento concreto.
• El pago de la deuda determinará la cancelación de todo dato relativo a la misma, sin que pueda mantenerse información de que fue deudor en el pasado aunque ya pagó.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que, en muchas ocasiones, los acreedores contratan el cobro de las deudas con terceras empresas especializadas. Si recibe una comunicación por parte de una de estas empresas de recobro, debe analizarse con detalle quien es el verdadero acreedor, pudiendo actuar conforme se ha indicado anteriormente.

Tanto si el que reclama el pago es el acreedor, como si lo hace una tercera empresa contratada, para obtener el cobro no pueden facilitar información a terceros distintos del deudor. Si facilitan información sobre morosidad a los vecinos, familiares, al lugar de trabajo o a cualquier tercero incumplen una obligación de secreto que puede ser sancionada.

En ningún caso hay que confundir los registros de morosos con la Central de Información de Riesgos (CIR) que es un servicio público que gestiona una base de datos en la que constan, prácticamente, todos los préstamos, créditos, avales, y riesgos en general que las entidades financieras tienen con sus clientes a partir de 6.000 euros. La CIR es un reflejo de lo que tienen sobre usted las entidades en sus bases de datos.

La información es independiente de si sus titulares están al corriente de pago o no, si bien hay que decir que en el caso de que haya morosidad (retraso en los pagos) la entidad tiene que declararlo, cualquiera que sea la cantidad, siempre que se refiera a un crédito declarado.

Las entidades financieras están obligadas a enviar a la CIR información sobre los riesgos vivos que cada una mantiene y con quién. El objetivo de la CIR es facilitar a las entidades datos necesarios para su actividad. Por ejemplo, un banco puede conocer los riesgos que un determinado cliente tiene con otras entidades, y valorar mejor la conveniencia de darle un crédito. Además, la finalidad de la CIR es también colaborar en el ejercicio de la supervisión bancaria.

Los particulares pueden acceder de forma gratuita a toda la información que la CIR posee sobre ellos. Además, si usted cree que los datos declarados a la CIR son erróneos, puede pedir su rectificación (directamente a la entidad de crédito o indirectamente a través del Banco de España). Las personas físicas también podrán saber qué entidades han solicitado sus datos en los últimos seis meses.

La petición de acceso a la información puede hacerse en persona en cualquier sucursal del Banco de España o ante la propia Central de Información de Riesgos (CIR). Puede igualmente solicitarse por carta. En todo caso, hay que acreditar suficientemente la identidad del solicitante y del representante así como acreditar la representación si se solicita a través de él. Existe una tercera vía para solicitar dicha información, esto es, a través de la Oficina Virtual del Banco de España, necesitando para ello disponer de firma digital.